Drei Tipps für besseres Zeitmanagement

Warum weniger manchmal wirklich mehr ist

Jan 22

Hallo und herzlich Willkommen zu einer neuen Ausgabe Weekly MVP! In der heutigen Ausgabe geht es um das Thema Zeitmanagement.

Die letzten Wochen waren bei mir recht intensiv, weshalb ich mich mit der Frage auseinandergesetzt habe, wie ich eigentlich effizienter arbeiten kann (unter der Voraussetzung, dass ich die richtigen Dinge tue, also effektiv bin). Dabei bin ich auf unterschiedliche Methoden gestoßen, von denen einige mir sehr geholfen haben, andere weniger. Hier die für mich drei besten Tipps.

1. Das Daily Highlight

Diesen Tipp habe ich dem Buch Make Time von Jake Knapp entnommen. Der Name sagt schon ziemlich genau, um was es geht: Mir zu überlegen, welche eine Sache besonders wichtig (und dringend) ist, die ich heute unbedingt erledigen muss. Gerade an Tagen, an denen ich viele kleinere To-Dos habe, passiert es mir manchmal, dass ich vor lauter kleiner Aufgaben das große Ganze übersehe. Mit dem Daily Highlight passiert das deutlich seltener. Positiver Nebeneffekt: Es fühlt sich am Ende des Tages sehr befriedigend an, zu wissen, dass man die eine Aufgabe, die man sich für den Tag vorgenommen hat, erledigt hat. Selbst wenn kleinere To-Dos hintenübergefallen sind.

2. Die 3-3-3-Methode

Dieser Tipp stammt aus dem Buch 4.000 Wochen von Oliver Burkeman. Grundgedanke des Tipps ist folgender: Ein Tag ist nur dann produktiv, wenn man sich im Vorfeld überlegt, was einen produktiven Tag ausmachen würde – und anerkennt, dass man keine 20 To-Dos am Tag erledigen kann. Getreu dem Motto, weniger ist mehr, sollte man sich weniger Ziele für den Tag vornehmen, um letztlich mehr zu erreichen. Konkret bedeutet das:

Verbringe drei Stunden mit intensiver Arbeit an deinem wichtigsten Projekt (z. B. dem Daily Highlight)
Erledige drei kürzere Aufgaben (das sind meistens dringende, aber keine wichtigen Sachen; oftmals sind es genau die Dinge, die auf Notizzetteln stehen)
Führe drei „Wartungstätigkeiten“ aus; das sind Aufgaben, die gemacht werden müssen (in meinem Fall z. B. E-Mails checken oder Tagesmedien konsumieren)

Diese Methode führt vor Augen, wie wichtig es ist, sich zu überlegen, wann ein Tag produktiv war. Sonst kommt es einem vor wie in einem Hamsterrad – man kann nämlich immer noch mehr tun bzw. ist meist ja nie wirklich fertig.

3. Timeblocking bzw. Timeboxing

Der letzte Tipp geht auf den Umstand ein, dass wir in einer Welt leben, in der wir ständig mit Benachrichtigungen konfrontiert werden und den Kontext wechseln. Statt die eine Strategie fertig zu schreiben, schauen wir nur mal eben in die Mails und beantworten die eine Anfrage. Das Problem: Wir brauchen durchschnittlich 23 Minuten, bis wir uns wieder fokussieren können. Das ist mit ein Grund, warum ich Strategien zum Beispiel nur dann anfange zu entwickeln, wenn ich mindestens zwei Stunden am Stück Zeit habe, daran zu arbeiten.

Timeboxing bedeutet, sich für eine Aufgabe (z. B. die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie) eine Zeit von genau zwei Stunden zu geben, in der man auch daran arbeitet. Timeblocking bedeutet, dass ich diese Zeit auch in meinen Kalender schreibe, damit auch meine Kolleg:innen sehen, dass ich nach Möglichkeit nicht gestört werden will.

Die Methode funktioniert für mich sehr gut, sodass ich überlege, meinen kompletten Tag in Kalendereinträgen zu planen – um möglichst wenig zu prokrastinieren. Ich teste dafür gerade ein Tool. Wenn das gut ist, stelle ich es hier vor.

Zitat der Woche

„Your mind is for having ideas, not holding them.“ – David Allan, US-amerikanischer Autor, Berater und Erfinder der Selbstmanagement-Methode Getting Things Done

Was mich diese Woche begeistert hat

Das Philosophische Radio bespricht die großen Fragen der Zeit. Meine Lieblingsfolge: „Wann sind Sie ein guter Mensch?“ mit Verhaltensökonom Armin Falk.
Im Artikel „Würden wir Freud vermissen?“ interviewt die Journalistin Christine Meffert die Psychoanalytiker Cécile Loetz und Jakob Müller über das Unbewusste und seine gesellschaftliche Sprengkraft. Ein Interview, das zeigt, dass es keine Pille gegen Probleme gibt („leider“ ZEIT+).
Ein Abo der ZEIT. Wir haben es seit knapp zwei Jahren und würden es immer wieder abschließen.

So, das war’s. Ich hoffe, euch hat die Ausgabe gefallen. Falls ja, hinterlasst doch gerne ein Like.

Bis nächste Woche – und habt noch einen schönen Sonntag ✌🏼

Max